Souvera Mailarchiv
E-Mail-Archivierung, die vor Gericht Bestand hat
Das Souvera Mailarchiv erfasst Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation revisionssicher: unveränderbar gespeichert, GoBD-konform aufbewahrt und in Sekunden durchsuchbar – ganz in Ihrer eigenen, isolierten Workspace-Umgebung in Deutschland.
- GoBD-konforme Archivierung
- Unveränderbare Speicherung (WORM)
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-konform in Deutschland
Was das Archiv kann
Alles, was Rechtssicherheit braucht
Ein rechtssicheres Mailarchiv muss vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sein – das Souvera Mailarchiv erfüllt diese Anforderungen in allen Punkten.
Unveränderbare Speicherung
Nach der Archivierung kann keine Nachricht mehr verändert oder gelöscht werden – auch nicht durch Administratoren. Das WORM-Prinzip (Write Once, Read Many) schützt den Bestand.
Lückenlose Erfassung
Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden automatisch und vollständig erfasst – nichts geht verloren, keine Lücke für Prüfungen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Das Archiv verwaltet die gesetzlichen Fristen nach Handels- und Steuerrecht – von sechs Jahren für Geschäftsbriefe bis zehn Jahren für Buchungsbelege und Rechnungen.
Volltextsuche im gesamten Bestand
Absender, Empfänger, Betreff, Textkörper und Anhänge: Die Suche findet jede archivierte Nachricht in Sekunden – auch Jahre nach der Speicherung.
Nachvollziehbares Audit-Log
Jeder Zugriff auf das Archiv wird lückenlos protokolliert: Wer hat wann welche Nachricht eingesehen? Im Streitfall zählt die Nachvollziehbarkeit.
Export für Behörden & Prüfung
Auf Knopfdruck stehen maschinenlesbare Exporte für Betriebsprüfungen und Finanzbehörden bereit – ohne externes Werkzeug.
Aufgebaut auf deutschem und europäischem Recht
Das Mailarchiv ist auf die Anforderungen von GoBD und GoBS ausgelegt und erfüllt die Aufbewahrungspflichten aus Handels- und Steuerrecht – betrieben in Deutschland, außerhalb der Reichweite des US CLOUD Act.
GoBD & GoBS
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und DV-gestützter Systeme: vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar.
§ 147 AO · 10 Jahre
Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege, Rechnungen und geschäftliche Unterlagen aus dem Steuerrecht.
§ 257 HGB · 6 Jahre
Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe – ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Beweiskraft
Revisionssichere Speicherung schafft belastbare Unterlagen für Betriebsprüfungen und Streitfälle.
DSGVO-konform
Alle Daten liegen in deutschen Rechenzentren – kein Drittlandtransfer, Aufbewahrung nur so lange wie gesetzlich nötig.
Unabhängig vom US CLOUD Act
Ihr Archiv unterliegt deutschem und europäischem Recht – nicht dem Zugriff US-amerikanischer Behörden.
So funktioniert's
Revisionssicher per Merkle-Chain
Die GoBD-Revisionssicherheit des Souvera Mailarchivs beruht auf einem kryptografischen Verfahren – einfach im Prinzip, unangreifbar in der Praxis. So wird aus täglichen E-Mails eine fälschungssichere Archivkette.
Chain – die Kette
Jeden Tag werden alle archivierten Mails in einen mathematischen Block gepackt. Der Hash (Fingerabdruck) des Vortags fließt in den heutigen Block ein – eine unzerbrechliche Kette. Keine Mail lässt sich nachträglich ändern, ohne alle folgenden Blöcke ungültig zu machen.
Sealing – die Versiegelung
Einmal am Tag wird die Chain automatisch versiegelt: Der Tages-Block ist dann unveränderlich fixiert. Vor dem Sealing sind die Mails des aktuellen Tages noch in Flight – danach für immer festgeschrieben.
Public Key – der Zeuge
Jede Versiegelung wird mit einem Ed25519-Schlüsselpaar signiert. Der Public Key ist öffentlich einsehbar – jeder kann damit prüfen, ob ein Tages-Block wirklich vom Archive-Agent versiegelt wurde. Der Private Key bleibt geheim.
Der Archive-Agent läuft automatisch im Hintergrund – kein manueller Eingriff nötig.
Tief integriert
Ein Archiv, Teil des Workspace
Das Mailarchiv ist kein Fremdsystem, sondern fester Bestandteil Ihres Workspace – genauso wie Mail, Dateien und Kalender.
Archivierung direkt aus Souvera Mail
Nachrichten lassen sich direkt aus dem Mail-Client ins Archiv übernehmen – ohne zweites Programm, ohne zweites Login.
Eigener Mail-Server pro Instanz
Das Archiv liegt in Ihrer eigenen, strikt isolierten Umgebung – getrennt von allen anderen Kunden.
Ein Login für alles
Wie der gesamte Workspace funktioniert auch das Archiv mit Ihrem gewohnten Souvera-Zugang.
Rechtssicher archivieren. Ohne Kompromisse.
Erfahren Sie im persönlichen Gespräch, wie das Souvera Mailarchiv Ihre Aufbewahrungspflichten erfüllt.